Télésecrétariat
Définition du télésecrétariat : Externalisation des tâches administratives et de secrétariat à distance.
Objectif : Gain de temps, réduction des coûts, flexibilité.
Présentation du Service de Télésecrétariat Chez Mcem IT Mauritius
Accueil téléphonique personnalisé
- Réception des appels au nom de l'entreprise ou du professionnel
- Transfert des appels selon consignes
- Prise de messages, envoi par email ou SMS
- Gestion des urgences et filtrage d’appels
- Disponibilité selon les horaires définis (heures ouvrées, 24/7, etc.)
Gestion d'agenda
- Prise de rendez-vous
- Modification / annulation
- Rappels de rendez-vous
- Synchronisation avec les outils du client (Google Calendar, Outlook…)
Gestion administrative
- Rédaction de courriers / e-mails
- Saisie de documents / bases de données
- Classement et archivage numérique
- Facturation, relances de paiement (si autorisé)
- Gestion de dossiers clients ou patients
Traitement des mails et courriers
- Tri, lecture, réponse
- Suivi des demandes urgentes
- Filtrage des spams / sollicitations
Assistance commerciale ou médicale
- Suivi des prospects ou patients
- Relances commerciales
- Préparation de devis
- Envoi d’informations aux clients / patients
Avantages pour le client
- Économie : Pas de charges salariales, pas de congés à gérer
- Souplesse : Services à la carte, à l’heure, au forfait ou à la mission
- Professionnalisme : Image soignée auprès des interlocuteurs
- Continuité de service : Pas d’interruption en cas d’absence ou congé
- Confidentialité : Engagement de confidentialité et sécurité des données
- Expérience métier : Connaissance du secteur du client (médical, juridique, immobilier, etc.)
Engagements qualité
- Rapidité de réponse aux appels
- Disponibilité
- Confidentialité
- Personnalisation du service
- Suivi régulier avec le client
Votre activité est unique, nos services s’adaptent.
Services sur-mesure
Chez MCEM IT MAURITIUS, nous savons que chaque entreprise, chaque professionnel, chaque activité a ses propres besoins, contraintes et priorités. C’est pourquoi nous ne proposons pas de solutions toutes faites. Nous construisons avec vous un service de télésecrétariat personnalisé, évolutif et totalement adapté à votre fonctionnement. Notre approche sur-mesure vous garantit un accompagnement fluide, efficace et réellement utile au quotidien.
Services proposés sur-mesure :
- Création d’un cahier des charges personnalisé selon votre secteur et vos attentes
- Choix des horaires de permanence adaptés à votre rythme (journée, demi-journée, soir, week-end)
- Accueil téléphonique au nom de votre entreprise, avec scripts personnalisés
- Organisation de la gestion des urgences selon vos priorités
- Configuration de vos consignes de traitement d’appels (transfert, messages, filtres…)
- Intégration à vos outils métiers (CRM, ERP, plateformes de rendez-vous…)
- Adaptation des réponses selon votre clientèle (patients, clients, partenaires…)
- Mise en place de procédures internes à respecter
- Service évolutif en fonction de votre activité ou de la saisonnalité
- Possibilité de services mixtes (secrétariat + assistance commerciale, SAV, agenda, etc.)
Objectifs
- Vous offrir un service 100% aligné avec votre organisation
- Valoriser votre image avec un accueil professionnel et cohérent
- Gagner du temps sans sacrifier la qualité
- Ne plus jamais vous adapter à un prestataire : c’est nous qui nous adaptons à vous